–11:0 a.m. Concluye la reunión. Días después es clasificado lo debatido por tema o asunto en orden de procedencia y cronológico. Lo guarda en una carpeta azul con su nombre, extensión, descripción, ubicación y formato. En otra mesa esperan actas, resoluciones, acuerdos, expedientes, nóminas, libros de contabilidad y demás soportes impresos para colocarlos en un lugar del ventilado local.
Al unísono, una joven con guantes en sus manos manosea fotografías, visualiza materiales en la computadora, recopila correos electrónicos… Son únicos, originales y su valor testimonial hace que deban ser conservados a largo plazo.
Así transcurre un día cualquiera entre la decena de archivos existentes en el Municipio, donde el tema de la gestión documental resulta vital.
En junio esta temática cobra fuerza al conmemorarse el nueve el Día Internacional de los Archivos, efeméride que invita a promover el acceso a la información y su importancia vinculada a la investigación, fomentar la transparencia y preservar la memoria histórica y cultural.
Los archivos son imprescindibles y vitales para la sociedad, sin ellos no habría pasado ni futuro. Es necesario respaldarlos y velar porque se sienta la obligación de resguardarlos si queremos dar continuidad a los procesos.
PRESTARLE ATENCIÓN A LOS ARCHIVOS
“Privar a una sociedad de fondos documentales sería privarla de derechos; similar pasaría en una organización, institución o empresa, no podrían funcionar sin uno que respalde su actividad y sirva como memoria de sus acciones, tanto a nivel jurídico, administrativo, operacional como patrimonial”, expresó Zulema Bartutis Parra, jefa del Departamento de Comunicación Social e Información. Gestión Documental y Archivo de la delegación territorial de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (Citma).
“Archivar es conservar el patrimonio único e irremplazable trasmitido de forma generacional. Custodiarlo es esencial, su libre acceso enriquece el conocimiento de la sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida”, amplía.
“Los archivos son garantía de protección de datos y propiedad intelectual, impulsan la investigación histórica y científica, apoyan la gestión documental de las organizaciones, la transparencia y agilizan localizar información”, continúa la especialista.
“Por su importancia, el nueve de junio del ’48, auspiciado por la Unesco, se creó el Consejo Internacional de Archivo y en Viena, en el 2004, fue presentada la Resolución para reclamar en la Asamblea General de las Naciones Unidas un día internacional, lo cual aprobaron en el 2008.
“En Cuba tiene un respaldo en Ley General de Protección al Patrimonio Cultural y al Patrimonio Natural, en decretos leyes, lineamientos para la conservación de las fuentes documentales y resoluciones”, concluye la especialista.
Este año la celebración abraza el lema: Archivos unidos, en busca de socializar la importancia de los documentos, razón por la cual hurgamos en el criterio de varios hacedores en la materia.
VOCES DOCUMENTADAS
Desde el 2021 se espera esta efeméride, instituida el nueve de junio, con un acto inaugural que marca el inicio de la Jornada de Gestión Documental y Archivos, la cual se extiende hasta el tres de noviembre.
En esta ocasión está dedicada al sector educacional, con el objetivo de visibilizar los registros de valor patrimonial de ese sector.
.A Yaquelín Ramírez Oliveros, especialista de Restauración y Conservación de Documentos del Archivo Histórico Municipal la encontré en plena labor, ella considera vital la encuadernación, digitalización y restauración si queremos resguardar el patrimonio atesorado en ese centro.
Roberto Únger Pérez, Historiador de la Ciudad, habló de cómo en ocasiones se observa a decisores con desconocimiento de lo importante de preservar los archivos, para el conocimiento o una investigación en la búsqueda de los antecedentes. “Hay empresas con documentos guardados donde de seguro existe solución a problemas actuales, no es verlo como una caja almacenando papeles, es una fuente de saberes”, alerta.
Igual reclamo hizo Julia Águila Peña, gestora A del Archivo Central del hospital general docente Héroes del Baire: “Tenemos la misión de conservar las historias clínicas, documento legal producto del contacto entre el médico y el paciente. Este archivo recoge lo necesario para facilitarle información al profesional sanitario, abarca proceso evolutivo, tratamiento seguido y la recuperación”, subraya la también licenciada en Gestión de la Información en Salud.
“Hablar de los archivos es hablar de la historia”, señaló Sandra Castellanos Rivero, especialista en Gestión Documental de la Universidad Jesús Montané Oropesa; igual parecer compartió Iris Martha Hernández Osorio, archivera desde el 2009 en la dirección Municipal de Vivienda, donde se ven pasos en el resguardo de las informaciones generadas.
Wílliam Varona Bacallao, especialista en Gestión Documental de la Dirección Municipal de Educación, defiende con vehemencia los logros palpables: “Tenemos 59 archivos especializados de acceso limitado, donde resguardamos lo derivado de los graduados nacionales e internacionales; más de 200 registros entre oficinas, áreas, departamentos y uno central; contamos con una página institucional dedicada al tema, lo cual habla de la importancia en el sector”, explica.
“Tenemos identificados los problemas más acuciantes, entre ellos podemos hablar de la no existencia de disciplinas formativas como Secretaria, Bibliotecología y Gestión Documental ante la estéril demanda por parte de las entidades”, reclamó con fuerza el joven.
Sin dudas, todos, desde sus diferentes centros abren el diálogo de la importancia de establecer políticas públicas que impulsen la gestión de la documentación en los archivos, estos “cajones” que constituyen puertas abiertas para el conocimiento, sirva la jornada para reflexionar de ocuparnos y preocuparnos por los fondos documentales.
